Jeżeli zastanawiasz się, czy przyjąć kolejne zamówienie od kontrahenta, który nie płaci w terminie, sama ta wątpliwość oznacza, że dotychczasowy model współpracy przestał być bezpieczny. Nie musi to oznaczać końca relacji handlowej. Rozsądnie jest najpierw sprawdzić sytuację klienta, a następnie ustalić, czy dalsze zamówienia mogą być realizowane za przedpłatą, podczas gdy wcześniejszy dług będzie spłacany według harmonogramu i odpowiednio zabezpieczony.

1. Jak powstaje błędne koło kolejnych zamówień?

Najczęściej zaczyna się od częściowej wpłaty i zapewnienia, że reszta zostanie uregulowana po wykonaniu następnego zlecenia. Kontrahent przekonuje, że bez kolejnej dostawy nie zarobi, a skoro nie zarobi, nie będzie miał z czego spłacić wcześniejszych faktur. Wierzyciel godzi się więc na dalszą sprzedaż, licząc, że pomaga w ten sposób odzyskać własne pieniądze.

Nawet jeżeli takie tłumaczenie jest prawdziwe, dostawca nie ma kontroli nad przyszłymi wpływami dłużnika. Pieniądze mogą zostać przeznaczone na podatki, wynagrodzenia, raty bankowe albo spłatę wierzycieli, którzy wcześniej rozpoczęli egzekucję. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy każda wpłata na stary dług zostaje uzależniona od następnego zamówienia. Wierzyciel zaczyna obawiać się wstrzymania dostaw, bo dłużnik przedstawia je jako warunek jakiejkolwiek spłaty. To właśnie mechanizm, który prowadzi do błędnego koła.

Sama częściowa wpłata nie powinna być powodem do dalszego zwiększania zadłużenia. Więcej wyjaśniamy w artykule: Częściowa spłata długu – co oznacza dla wierzyciela.

2. Co sprawdzić przed kolejną dostawą?

Na tym etapie nie trzeba jeszcze przesądzać, że współpraca zostanie zakończona ani że sprawa od razu trafi do sądu. Warto natomiast ustalić, czy kontrahent nadal prowadzi działalność, czy pojawiają się informacje o innych zaległościach, egzekucjach, restrukturyzacji lub upadłości oraz jaki majątek może posłużyć do zabezpieczenia długu.

Warto również sprawdzić, czy częściowe wpłaty pochodzą z rachunku należącego do kontrahenta. Przelewy z kont innych firm lub osób prywatnych wymagają wyjaśnienia, ponieważ mogą wskazywać, że własne rachunki dłużnika są zajęte.

Więcej o samodzielnej weryfikacji: Jak sprawdzić kontrahenta – za darmo, anonimowo, bez zobowiązań.

3. Na jakich warunkach realizować kolejne zamówienie?

Jeżeli firma działa, ma majątek, a problemy z płatnością wyglądają na przejściowe, dalsza współpraca może być uzasadniona. Nowe transakcje powinny być jednak oddzielone od wcześniejszego zadłużenia. Przedpłata dotyczy kolejnego zamówienia, natomiast stare faktury są spłacane według pisemnego harmonogramu, niezależnie od następnych dostaw.

Harmonogram ma sens, gdy wskazuje konkretne kwoty i terminy, a dłużnik potwierdza saldo. Jeżeli spłata ma następować w ratach, ustalenia warto ująć w pisemnej ugodzie z dłużnikiem, zawierającej uznanie długu, konkretne terminy i skutki braku zapłaty. Warto również uzyskać zabezpieczenie odpowiadające majątkowi kontrahenta, np. poręczenie, hipotekę, zastaw albo dobrowolne poddanie się egzekucji w akcie notarialnym.

Już przy zawieraniu porozumienia dobrze jest wyznaczyć granicę dalszych ustępstw. Jeżeli dłużnik nie dotrzyma uzgodnionego terminu albo ponownie zacznie uzależniać wpłaty od kolejnych zamówień, dalsze przesuwanie terminów zwykle tylko kupuje mu czas. To moment, w którym sprawę należy przekazać do windykacji.

4. Gdy zamówienie zostało już przyjęte

Przed przyjęciem nowego zamówienia łatwo zmienić warunki i zażądać przedpłaty. Po jego potwierdzeniu trzeba najpierw sprawdzić treść umowy, ponieważ może ona zostać zawarta również przez e-mail lub rozpoczęcie realizacji. Sama wcześniejsza niezapłacona faktura nie zawsze pozwala automatycznie wstrzymać już przyjęte zamówienie.

W określonych sytuacjach art. 490 Kodeksu cywilnego pozwala wstrzymać własne świadczenie do czasu zapłaty lub ustanowienia zabezpieczenia, gdy spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy. Przy sprzedaży rzeczy dostarczanych częściami znaczenie może mieć również art. 552 Kodeksu cywilnego. Zastosowanie tych przepisów zależy jednak od konkretnej umowy i okoliczności sprawy.

Podstawa prawna: Kodeks cywilny – tekst ujednolicony.

5. Kiedy przestać czekać i przekazać faktury do windykacji?

Jeżeli po sprawdzeniu klienta i ustaleniu nowych zasad dłużnik realizuje harmonogram, współpraca może być kontynuowana na warunkach bezpiecznych dla wierzyciela. Jeżeli jednak nie dotrzymuje pierwszego lub kolejnego terminu, unika potwierdzenia salda, odmawia zabezpieczenia albo wraca do tłumaczenia, że zapłaci dopiero po następnej dostawie, znika podstawa do dalszego czekania.

Skierowanie zaległych faktur do windykacji nie musi oznaczać całkowitego zerwania współpracy. Nowe zamówienia mogą być nadal realizowane za przedpłatą, a wcześniejszy dług równolegle odzyskiwany. Ważne, aby dłużnik nie narzucał zasady, zgodnie z którą spłata zależy od udzielania mu kolejnego kredytu kupieckiego.

Więcej o działaniach przy już zaległych fakturach: Kontrahent nie płaci faktury – co zrobić, żeby odzyskać pieniądze?

6. Sprawdź dłużnika przed udzieleniem kolejnego kredytu kupieckiego

W Progress możemy sprawdzić sytuację dłużnika i ocenić, czy bezpieczna jest dalsza współpraca za przedpłatą, jakie zabezpieczenie ma sens oraz czy nie nadszedł już moment na rozpoczęcie windykacji. Do wstępnej analizy wystarczą dane kontrahenta, zestawienie faktur, informacje o dotychczasowych wpłatach i planowanym zamówieniu.

Nie pobieramy opłaty za wstępną analizę ani za podpisanie umowy. Wynagrodzenie jest należne po skutecznym odzyskaniu pieniędzy. Jeżeli konieczne będzie postępowanie sądowe, sprawę prowadzi współpracujący radca prawny.

Masz zaległe faktury i kolejne zamówienie od tego samego kontrahenta? Skontaktuj się z nami przed podjęciem decyzji o dalszej sprzedaży.