W dzisiejszych realiach mało który przedsiębiorca zawraca sobie głowę uzyskaniem podpisu kontrahenta na fakturze. Standard wygląda tak: Sprzedaję towar, wysyłam fakturę e-mailem i czekam na przelew. Szybko, wygodnie, ekologicznie.

Jeśli również działasz w ten sposób — idąc z duchem czasu — musisz być przygotowany na sytuację, w której kontrahent zacznie zwlekać z zapłatą lub wprost odmówi uregulowania należności.

Co może stanowić dowód roszczenia?

W Twoim interesie jest zgromadzenie materiału dowodowego potwierdzającego istnienie i wymagalność roszczenia. Mogą to być m.in.:

• umowa o współpracy
• zamówienie (e-mail, faks, SMS)
• dokument WZ
• protokoły odbioru, karta roboczogodzin
• zdjęcia, zapis video
• zeznania świadków

Pamiętaj: nie wystarczy udowodnić, że coś zostało wykonane lub dostarczone. Trzeba również wykazać poprawność wykonania usługi oraz zasadność kwoty wskazanej na fakturze.

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci?

Pierwszy krok: spróbuj uzyskać uznanie długu. Jeśli dłużnik nie chce niczego podpisać — to wyraźny sygnał, że nie zamierza zapłacić dobrowolnie.

W takiej sytuacji pozostaje:

• zebranie dowodów potwierdzających wymagalność roszczenia
• rozpoczęcie windykacji
• złożenie pozwu o zapłatę

Warto rozważyć również wniosek o zabezpieczenie roszczenia, który może zniechęcić dłużnika do kwestionowania długu.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoje dowody są wystarczające — złóż zapytanie do Urzędu Skarbowego o udzielenie informacji czy Twój kontrahent uwzględnił niezapłacone faktury w złożonych do Urzędu deklaracjach.

Faktura bez podpisu, brak dowodów – czy złożyć pozew o zapłatę?

Jeśli posiadasz dowody wątpliwej jakości, zastanów się, czy warto ryzykować złożeniem pozwu. Oddalenie powództwa to nie tylko strata opłat sądowych — to także ryzyko poniesienia kosztów zastępstwa procesowego na rzecz dłużnika.

Oczywiście są wierzyciele, którzy liczą na efekt psychologiczny: że pozwany przestraszy się pisma z sądu i zapłaci. Ale dłużnicy też mają prawników — i potrafią skutecznie się bronić.

Jeśli nie sąd — to co?

Jedną z metod nacisku jest wpisanie dłużnika na giełdę wierzytelności. Ale uwaga: jeśli nie jesteś w stanie udowodnić wymagalności zobowiązania, może się to obrócić przeciwko Tobie.

Dłużnik może uznać wpis za znieważenie (art. 216 k.k.) lub pomówienie (art. 212 k.k.), co grozi odpowiedzialnością karną i cywilną.

Dlatego: nie wpisuj dłużnika na giełdę, jeśli nie masz twardych dowodów.

Co robimy, gdy nie ma żadnych dowodów?

W takich przypadkach proponujemy dłużnikowi ugodę:

• rozłożenie długu na raty
• redukcja części zobowiązania (np. o 25%)
• podpisanie umowy ugody

Co ciekawe, wielu dłużników godzi się na ugodę — nie z dobrej woli, lecz z poczucia „wygranej”. Zapłacą mniej, niż oczekiwał wierzyciel, i poczują się sprytniejsi.

Ale ugoda to nie tylko „marchewka”. Jest też „kij”: zapis o natychmiastowej wymagalności całego roszczenia wraz z odsetkami, jeśli choć jedna rata nie zostanie zapłacona w terminie.

Gdy wszystko zawiedzie — opcja atomowa

Jeśli dłużnik wyłudza usługę lub towar, a Ty masz dowody, że to jego sposób na życie — pozostaje zawiadomienie prokuratury o możliwości popełnienia przestępstwa.

Podsumowanie

Choć nie ma obowiązku uzyskania podpisu na fakturze — warto o niego zadbać. Wystarczy, że po wysłaniu faktury poprosisz kontrahenta o jej podpisanie i odesłanie e-mailem.

Zyskujesz dzięki temu:

• mocny dowód na potrzeby sądu
• lepsze warunki windykacji — dla faktur z podpisem oferujemy niższe stawki prowizyjne niż te podane w zakładce Wycena – Windykacja Wrocław i Cała Polska – Progress