Przepisy pozwalają wierzycielowi dochodzić od dłużnika kosztów odzyskiwania należności. Nie oznacza to jednak, że każda kwota zapłacona firmie windykacyjnej automatycznie podlega zwrotowi.

Kluczowe znaczenie ma nie samo poniesienie kosztu, lecz odpowiedź na pytanie, czy koszt ten był uzasadniony, celowy i proporcjonalny do okoliczności sprawy.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

W przypadku transakcji handlowych zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami wierzyciel może dochodzić od dłużnika rekompensaty za koszty odzyskiwania należności na podstawie art. 10. – Przeciwdziałanie nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. – Dz.U.2023.1790 t.j. – OpenLEX

Rekompensata wynosi:

• 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 zł,
• 70 euro – gdy należność przekracza 5 000 zł, ale jest niższa niż 50 000 zł,
• 100 euro – gdy należność wynosi co najmniej 50 000 zł.

W praktyce największe spory nie dotyczą jednak samych rekompensat ryczałtowych, lecz dodatkowych kosztów przewyższających powyższe kwoty — w szczególności prowizji zapłaconych firmom windykacyjnym.

Czy sama nota obciążeniowa wystarczy?

Krótka odpowiedź brzmi: nie.

Samo wystawienie i doręczenie dłużnikowi noty obciążeniowej nie powoduje jeszcze obowiązku zapłaty.

Jeżeli dłużnik zakwestionuje zasadność lub wysokość kosztów, wierzyciel musi wykazać przed sądem, że dochodzona kwota rzeczywiście stanowi uzasadniony koszt odzyskiwania należności.

To właśnie na tym etapie pojawia się najwięcej problemów.

Czy każda prowizja firmy windykacyjnej podlega zwrotowi?

Nie.

Sam fakt, że wierzyciel zaakceptował określoną prowizję w umowie z firmą windykacyjną, nie oznacza jeszcze, że identyczna kwota zostanie zasądzona od dłużnika.

Sąd bada między innymi:

• czy koszt był celowy,
• czy był ekonomicznie uzasadniony,
• czy pozostawał w rozsądnej proporcji do wysokości zadłużenia,
• czy istnieje związek przyczynowy pomiędzy działaniem dłużnika a poniesionym kosztem.

Oznacza to, że nawet zapłacona prowizja może zostać uznana za zbyt wysoką lub nieuzasadnioną.

Przykład z praktyki — windykacja „na koszt dłużnika”, która… obciążyła wierzyciela

Sytuacja klienta

Przedsiębiorca zlecił firmie windykacyjnej odzyskanie 90 000 zł. Ustalono prowizję 12%, zgodnie z zapewnieniem, że „wszystkie koszty pokryje dłużnik”.

Działania windykatora

• Po 2 miesiącach dłużnik zapłacił całą należność główną.
• Windykator wystawił fakturę 10 800 zł i polecił wysłać dłużnikowi notę obciążeniową.
• Dłużnik nie zapłacił noty.
• Windykator zasugerował windykację sądową noty.
• Klient zapłacił tytułem złożenia pozwu o zapłatę noty obciążeniowej
  • 750 zł opłatę sądową,
  • 2 400 zł koszty zastępstwa procesowego.

Rezultat postępowania

Po 2 latach sąd oddalił powództwo o koszty i obciążył klienta dodatkowymi kosztami procesu (płatnymi na rzecz pozwanego) w kwocie 3 617 zł.

Finalny koszt windykacji dla przedsiębiorcy

Łącznie windykacja, która miała być „na koszt dłużnika”, kosztowała klienta 17 567 zł:

• 10 800 zł prowizji,
• 3 150 zł kosztów złożenia pozwu o zapłatę noty
• 3 617 zł kosztów zastępstwa procesowego na rzecz pozwanego.

Wnioski

Deklaracje „windykacja na koszt dłużnika” często nie mają pokrycia w praktyce. Brak realnej możliwości wyegzekwowania noty obciążeniowej powoduje, że wszystkie koszty spadają na wierzyciela, mimo pełnej zapłaty należności głównej.

Kiedy sąd może odmówić zasądzenia kosztów windykacji?

Sąd może odmówić zasądzenia kosztów w szczególności wtedy, gdy uzna, że:

• wysokość prowizji była wygórowana,
• zakres działań windykacyjnych był niewielki,
• koszt pozostaje nieproporcjonalny do charakteru sprawy,
• dochodzenie roszczenia stanowi nadużycie prawa.

Istotne znaczenie ma również orzecznictwo.

W uchwale Sądu Najwyższego z 12 grudnia 2019 r. iii czp 48-19.pdf potwierdzono, że koszty odzyskiwania należności mogą obejmować wydatki przekraczające ustawową rekompensatę, jednak ich zasadność zawsze podlega ocenie sądu.

Oznacza to, że nie istnieje automatyzm w zasądzaniu kosztów windykacji.
Więcej orzecznictwa znajdziesz na stronie Windykacja na koszt dłużnika – sprawdź, co możesz odzyskać

Podsumowanie

Obciążenie dłużnika kosztami windykacji jest możliwe, ale nie następuje automatycznie.

Sama nota obciążeniowa nie wystarczy, a zapłacona prowizja nie zawsze zostanie uznana przez sąd za koszt podlegający zwrotowi.

Przed dochodzeniem takich roszczeń warto przeanalizować nie tylko wysokość kosztów, lecz również realne szanse ich skutecznego wyegzekwowania.